Técnicas, métodos y herramientas para ser un jurista más productivo

Ser productivo significa hacer más en menos tiempo, aumentar nuestros ingresos y conseguir conciliar la vida laboral con la personal. Las nuevas tecnologías nos permiten acrecentar nuestro rendimiento hasta un límite insospechado hasta hace tan sólo unos años. Además, al albor de estos nuevos avances surgen nuevos hábitos que llevados a buen puerto (como una oficina libre de papeles) nos permiten reducir costes, pero este es otro tema.

En el siguiente artículo vamos a abordar diferentes técnicas, métodos y herramientas para una mejor gestión de tareas, tiempo y equipos. Por último, trataremos la automatización de proyectos.

Recomendamos que imprimas este artículo y lo leas poco a poco valorando que es lo realmente útil para tí en cuanto a su aplicación.

GESTIÓN DE TAREAS

Llegas a la oficina, te tomas un buen café y te dispones a empezar con tu trabajo. Al poco, empiezan a surgir imprevistos, te llaman al teléfono, te mandan un e-mail súper urgente y al final del día te das cuenta que no has llegado a los objetivos que te habías marcado.

Si te sientes identificado te recomendamos la metodología GTD (Getting Things Done). Este sistema trata de ayudar a organizarte a recopilar y abordar los distintos temas del día a día, para que tengas siempre claro cuál es la siguiente acción a realizar. Consta de 4 pasos que debes seguir a rajatabla:

• Recopilar: haz un listado con todas las tareas a las que debes hacer frente.
• Procesar: en base a esta lista asigna fechas, delega o archiva.
• Organizar: no todo tiene la misma relevancia, ni los mismos tiempos. Diferencia las distintas tareas en por ejemplo: acciones inmediatas, a la espera, proyectos de futuro.
• Revisar: presta constantemente atención a tu lista de tareas y manera en la que éstas están organizadas para poder ir adaptando tu estrategia.
• Hacer: una vez que tienes claro cuáles son las acciones a realizar y el orden ponte manos a la obra. En este sentido, un consejo es que hagas primero todo aquello que te lleve menos de 2 minutos (a no ser que tengas algo muy urgente, claro).

Si te ha gustado este sistema aquí tienes 2 herramientas que te van a ayudar en su implementación:

• Evernote: es una agenda digital en la que puedes guardarlo todo de forma ordenada. Puedes crear listas, marcar tareas por temas, compartir documentos por e-mail…   Además, tienes la posibilidad de usar potentes extensiones para Evernote en tu navegador como por ejemplo: Web Clipper para almacenar, marcar y compartir cualquier cosa o Clearly  que convierte posts o artículos web en texto simple de fácil lectura.

• Remember the milk: te permite crear una lista de forma rápida tal y como haríamos con bolígrafo y papel pero con la ventaja de tenerlo en la nube. También podemos crear listas siguiendo el método GTD y asignar recordatorios para que nos lleguen por e-mail, SMS o mensaje a través de G-talk o Skype.

GESTIÓN DEL TIEMPO

Sin duda es nuestro recurso más preciado, el tiempo. Saber en qué invertir el tiempo es complicado, pero una vez que lo tenemos claro es casi imposible que nos alcance para todo. El trabajo, la formación, los niños, la casa, horas de sueño…

La vida puede ser muy estresante si quieres llegar a todo.

¿Conoces la técnica del TimeBoxing? Sabiendo el tiempo del que dispones divídelo en cajas, o en unidades de espacio limitadas. Limítate el tiempo (de forma realista) que puedes dedicarle a cada actividad, esto te servirá para ser más productivo.

Dentro del Timeboxing destaca la unidad de tiempo “Pomodoro” (nombre que adquiere de una categoría de relojes de cocina), compuesta de 25 minutos. Lo ideal es dividir tu trabajo en bloques de 25 minutos o "pomodoros" y hacer entremedias descansos de 5 minutos.

La herramienta TeamViz combina GTD y Pomodoro. Puedes crear listas y tareas y además cuenta con un temporizador de 25 minutos. El sistema recogerá todos los datos, creando estadísticas para poder ver nuestro histórico y analizarlo de cara a ser más productivo en el futuro.

GESTIÓN DE EQUIPOS

Las reuniones son momentos claves. En ocasiones ocurre que los objetivos no quedan claros y los resultados posteriormente no son los esperados traduciéndose esto en desmotivación. Otras veces perdemos el foco y las reuniones simplemente se convierten en una enorme pérdida de tiempo donde hablamos de todo salvo de lo que realmente importa o del tema que se buscaba tratar. Estos son algunos consejos, que aunque puedan parecer obvios, debemos recordar:

- Ten claro el objetivo de la reunión y el tema o temas que se van a tratar.

- Son preferibles varias reuniones cortas que una larga en la que se acabe perdiendo el foco y la concentración.

- Asigna un tiempo al encuentro.

- Nada de distracciones. Haz caso omiso a tu Smartphone, a no ser que esperes una llamada importante o te sirva de apoyo en alguna intervención.

- Toma notas y escribe posteriormente un resumen de todo lo expuesto para no olvidarlo.

Además, en estos últimos años son muchas las empresas que siguen la metodología Scrum. Este sistema usado por muchas de las empresas más punteras (Fuji-Xerox, Canon, Honda, Nec, Epson…) consiste en reuniones diarias – a primera hora del día – de no más de 15 minutos donde los miembros de un equipo exponen lo que hicieron el día anterior, las dificultades con las que se encontraron y a que van a dedicar su esfuerzo las siguientes horas.

Para la mejor gestión de equipos recomendamos el uso de alguno de los múltiples CRMs existentes en el mercado. Un CRM (customer relationship management) o gestión de la relación con los clientes es un término que se utiliza para denominar un aplicativo, un software específico que nos ayuda a gestionar la relación con los clientes, sacar el máximo partido de los datos del cliente y a que los comerciales realicen mejor su trabajo.

En este sentido, dos buenas herramientas son:

• Trello: es un sencillo gestor de proyectos donde podremos crear distintas pizarras por cada proyecto y crear diferentes columnas con tareas añadiendo tarjetas en cada una (por ejemplo: Haciendo, por hacer, hechas). Puedes etiquetar las distintas tarjetas por temas y por prioridad. Además, permite el trabajo en equipo, por lo que puedes asignarle una determinada tarjeta (tarea) a una persona o a varias.
• Insightly: si buscas algo más profesional que Trello, entonces esta es tu herramienta. Puedes gestionar contactos, socios, clientes… También puedes asignar tareas a los distintos miembros del equipo, crear eventos y compartir documentos.

AUTOMATIZAR PROCESOS

Esta es a nuestro modo de ver la parte más bonita del artículo. Cuando pongas en práctica lo que te vamos a contar en esta sección es probable que te sientas un poquito “hacker”.

En nuestro día a día normalmente nos encontramos con tareas que requieren toda nuestra atención y que son muy importante y con otras cuestiones que no nos hacen sino perder tiempo y concentración. Algunos ejemplos son: el proceso de darte de baja de una newsletter que ya no quieres seguir recibiendo, crear recordatorios en tu google calendar, marcar como favorito un tweet cada vez que alguien te cita…

Estas  y otras tareas, menores pero necesarias, se pueden automatizar. Vamos a explicarte brevemente 3 herramientas que pueden hacer las acciones que les pidas por tí:

• Unroll.me: es la solución perfecta para dejar de recibir spam en tu correo. No son pocas las veces que recibimos e-mails no deseados en forma de newsletter o emailings agresivos. Con esta herramienta podemos ver todas nuestras suscripciones y gestionarlas, eliminando rápidamente aquellas que no nos interesen.
• IFTT: el acrónimo significa If This Then That, (algo así como: si esto, entonces eso). Su funcionalidad, la de conectar distintas herramientas, es muy útil. Algunos ejemplos serían: archivar tweets por fecha en Google Calendar, enviar tus recibos desde tu email a Evernote automáticamente al usar el hashtag #receipts o recibir un SMS cuando llega un email marcado como importante. IFTT tiene “recetas”, que son recomendaciones de herramientas que podemos conectar para conseguir automatizar determinadas acciones.
• Zapier: es igual que IFTT pero más completa (aunque también más compleja).

Si quieres recibir otros artículos como este, regalos y otra información de interés, no olvides suscribirte.

Artículo publicado en Emprendelaw.